Teknik Persidangan

Pendahuluan

Wadah serta proses kerjasama sejumlah manusia yang terkait dalam hubungan formal dalam rangkaian hirarki untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebagai sebuah organisasi. Dalam pencapaian tujuan itu sendiri  ditentukan dalam proses manajemen organisasi yang merupakan strukutur sistem kerja yang telah  disepakati bersama. Sistem kerja yang tertuang dalam struktur dan mekanisme kerja organisasi menjadi landasan dan formulasi dalam pengambilan kebijakan internal ataupun eksternal, dan distribusi kewenangan serta tanggung jawab yang jelas pada kepengurusan organisasinya.

Dalam melaksanakan seluruh aktivitasanya guna mencapai tujuan, senantiasa bertitik tolak pada peraturan-peraturan (hasil musawarah) yang telah diputuskan oleh organisasi. Dan biasanya keputusan yang menjadi konsep kinerja organisasi yang berbuah keputuan ini ditetapkan dalam sebuah forum musyawarah organiosai atau yang biasa di kenal dengan sidang organisasi.

Penguasaan dan tata cara persidangan ini merupakan pengetahuan yang semestinya dimiliki oleh pemimpin ataupun anggota organisasasi, karena persidangan akan menghasilkan sebuah keputusan-keputusan yang dijadikan aturan sevbagai pengikat anggota organisasi. Selain itu dalm persidangan organisasi juga mengindahkan kaedah-kaedah, sehingga dalam pengambilan keputusanya memperhitungkan dari tujuan organisasi tersebut, dan dapat menjadi kebermanfaatan bersama.

Pengertian Persidangan

Sidang adalah pertemuan formal suatu organisasi guna membahas permasalahan dalam upaya untuk menghasilkan keputusan kebijakan organisasi.

Macam-Macam Sidang

Ditinjau dari segi pesertanya atau instansi pengambilan keptusan, sidang di bagi menjadi sebagai berikut:

  • Sidang Pleno
  • Sidang Komisi
  • Sidang Sub Komisi

Sidang ditinjau dari jabatan terbagi menjadi:

  • Kongres/Muktamar/Munas/Mubes/Umum
  • Musyawarah Daerah
  • Konferensi
  • Rapat Tahunan Anggota
  • Rapat Kerja

Syarat-syarat/Unsur-unsur Persidangan

  • Tempat/Ruang Sidang
  • Waktu sidang
  • Acara Sidang
  • Peserta Sidang
  • Perlengkapan
  • Tata tertib sidang
  • Pimpinan dan sekretaris sidang
  • Keputusan/Kesimpulan sidang

Tempat Sidang

Sebagai pertemuan formal, sidang memerlukan tempat yang memadai, agar sidang berjalan dengan lancar dan tertib, serta tujuan yang dikehendaki dapat tercapai. Karena itu,persyaratan di bawah ini perlu mendapat perhatian, seperti:

  • Tempat yang cukup luas.
  • Ruangan bersih dan sehat.
  • Keamanan harus terjamin serta tersedia sarana pengunjung lainya.

Waktu Sidang

Sebelum sidang dilaksanakan, faktor waktu sudah menjadi pertimbangan. Karena itu, persyaratan di bawah ini perlu disiplin waktu bagi semua pihak (Majelis Sidang) merupakan salah satu faktor yang turut menentukan kelancaran tercapainya tujuan dalam sidang.

Oleh sebab itu, waktu sidang hendaknya di tentukan sebaik mungkin, sehingga tidak memberatkan dan menjenuhkan para peserta sidang, seperti lamanya waktu sidang, waktu istirahat, waktu shalat, waktu makan, dan lain sebagainya.

Perlengkapan/Peralatan Sidang

Dalam melaksanakan persidangan, peralatan yang dibutuhkan hendaknya dipenuhi, seperti:

  • Palu Sidang
  • Kursi dan Meja Sidang
  • Podium
  • Pengeras suara (jika diperlukan)
  • Draf-draf pembahasan sidang

Tata Tertib Sidang

Agar acara persidangan berjalan dengan lancar, maka diperlukan tat tertib yang mendukung demi terciptanya kelancaran acara tersebut. Dengan demikian perlu disususn tata tertib yang menyangkut:

  • Hak dan kewajiban peserta sidang
  • Peraturan mengenai keputusan sidang
  • Peraturan hak suara dalam persidangan
  • Peraturan pemilihan sidang dan sebagainya

Pimpinan Sidang

Sukses atau tidaknya sidang, sangat ditentukan pada pimpinan sidang. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan sidang, antara lain:

  • Mengarahkan sidang dalam menyelesaikan masalah.
  • Menjelsakan maslah yang akan dibahas.
  • Memberikan kesempatan kepada para peserta untuk menyampaikan pendapat atau gagasan serta menyampaikan aspirasinya.
  • Peka terhadap maslah yang berkembang.
  • Tidak mudah terpancing emosionalnya dan tidak memaksakan kehendaknya.
  • Menyimpulkan dan menjelaskan hasil-hasil keputusan yang diambil serta mengusahakan untuk mendapat kesempatan dalam pengambilan keputusan.

Syarat-syarat Pemimpin Sidang

  • Mempunyai sikap leadership
  • Mempunyai pengetahuan yang cukup
  • Bijaksana dan bertanggung jawab

Sikap Pemimpin Sidang

  • Simpatik dan menarik
  • Disiplin
  • Sopan dan hormat dalam kata-kata dan perbuatan
  • Bersikap adil dan bijaksana terhadap peserta
  • Menghargai pendapat orang lain (peserta)

Sebab-Sebab menjadi Pimpinan Sidang

  • Karena jabatan atau kedudukan
  • Ditinjau oleh atasan
  • Ditinjau/dipilih oleh peserta

Sekretaris dan Anggota Sidang

Untuk membantu kelancaran jalanya persidangan dan menjaga kemungkinan-kemungkinan yang terjadi dalam sidang,maka diperlukan anggota atau sekretaris sidang untuk mencatat jalanya acara dan masalah-masalah yang berkembang dipersidangan, sehingga memudahkan untuk menganalisa dan kemungkinan peninjauan kembali, baik sebelum maupun sesudah diambil keputusan.

Keputusan Sidang

Keputusan/Kesimpulan sidang merupakan hasil dari seluruh proses dan pelaksanaan persidangan setelah diformulasikan dari semua pendapat peserta sidang yang kemudian disepakati bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian dijadikan bahan atau landasan bagi anggota organisasi dalam pengembanganya.

Pengambilan Keputusan

Agar keputusan tidakbertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi,mak keputusan harus diambil dengan jalan musyawarah dan mufakat. Karena itu langkah-langkah untuk mengambil keputusan bisa dilakukan dengan sistem demokrasi (suara terbanyak), prinsip aklamasi dan berdasarkan kompromi (lobiying), yaitu dimana para peserta dan pimpinan sidang terdapat kesepakatan. Untuk mengacu kea rah prinsip-prinsip itu di atas, dalam sidang dilakukan proses:

  • Kualifikasi      : Saling menyatakan pendapat diantara peserta.
  • Interpretasi     : Penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan.
  • Motivikasi      : Penggunaan alasan yang logis.
  • Integrasi         : Pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat diterima oleh peserta sidang, serta dijadikan sebagi keputusan sidang.

Move-move Persidangan

Dalam persidangan bisa muncul move-move yang dapat meramaikan persidangan, bahkan digunakan sebagai alat untuk menenangkan sidang seperti:

  1. Schorsing (penundaan) untuk sementara atau dalam waktu tertentu.
  2. Lobiying (obrolan-obrolan) antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu tertentu, untuk mencari kesesuaian faham yang tidak dapat diambil dalam persidangan. Kedua point ini, juga dilakukan apabila dalam persidangan mengalami jalan buntu, atau peserta sidang mengalami kelelahan,maka dilakukan shorsing.
  3. Interupsi (memotong pembicaraan)

Dalam persidangan sering terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari seorang peserta terhadap peserta lainya atau pimpinan sidang sekalipun. Dalam upaya inilah digunakan istilah “interupsi” yang pada hakekatnya meminta kesempatan untuk berbicara. Dalam HMI ada 4 istilah interupsi yang sering berkembang dalam setiap persidangan, yaitu:

1) Interuption point of order (meminta kesempatan untuk berbicara). Istilah ini digunakan oleh peserta sidang manakala yang interuksi, baik itu pada pserta lain atau pimpinan sidang, diapndang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari masalah yang dibicarakan.

2) Interuption point of information (meminta atau member penjelasan) Pemotongan seperti ini dapat dilakukan peserta terhadap peserta lain atau pimpinan sidang, untuk diberikan dan atau memberikan informasi sebagai pelengkap dari apa yang telah disampaikan.

3) Interuption point of clarification (meminta diperjelas). Hal ini dilakukan untuk memperjelas masalah, agar tidak terjadi perdebatan pendapat yang menajam dalam persidangan.

4)  Interuption point of personal prevelage (permintaan untuk pembersihan nama)

Dalam persidangan, palu sidang mempunyai peranan penting untuk kelancaran sidang. Mulai dari penempatan, pemegangan sampai pada penggunaan/ketukannya pula mempunyai etika sendiri. Salah menggunakan atau mengetukan palu sidang bisa mengakibatkan ketegangan-ketegangan diantara audiens yang ada. Adapun penggunaan atau ketukan-ketukan palu sidang adalah sebagai berikut:

Satu kali (1X) ketukan, digunakan untuk:

  1. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
  2. Mengesahkan keputusan sidang point demi point.
  3. Memberikan perhatian ke peserta sidang untuk tidak gaduh.
  4. Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang hanya satu kali 15menit.
  5. Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

Dua kali (2X) ketukan, digunakan untuk:

Schorsing sidang yang lamanya 2×15 atau 2×30 menit atau lebih tiga kali (3x) ketukan digunakan:

  1. Membuka/menutup sidang atau acara sidang.
  2. Mengambil keputusan mengesahkan hasil sidang akhir secara keseluruhan.

Contoh-contoh dalam menggunakan ketukan palu

Membuka acara sidang

“Dengan mengucap Bismillahirrahmanirrahim, sidang/acara ……….. secara resmi saya buka/dibuka”. (tok, tok, tok)

 Menutup sidang acara resmi

“Dengan mengucap Alhamdulillah, hasil sidang/rapat dinyatak sah”. (tok, tok, tok)

 Pengesahan keputusan

“ Dengan membaca Alhamdulillahirabil’alamin, hasil sidang/rapat dinyatakan sah”. (tok, tok, tok)

 Menshorsing/mencabut schorsing

“Dengan membaca Bismillah….. sidang kita schor/ditunda selama 1×15 menit, (Tok), /”2×15 menit/ “2×24 jam”, (tok-tok), atau schorsing kita cabut/sidang dibuka kembali (tok)

 Menerima dan menyerahkan palu sidang

Dengan membaca Bismillah, palu sidang saya terima” ( ketuk 1x), kemudian mebca salam. Atau “dengan membaca Alhamdulillah. saya serahkan palu sidang kepada presidium/pimpinan sidang…….. (yang lain…..”(1x), kemudian mengucapkan salam

 Mengesahkan keputusan sidang point per point (1x) dan lain-lain.

 *Tulisan ini diambil dan diedit kembali dari modul Latihan Kader I HMI Cabang Ciputat tahun 2011

Tulisan ini dipublikasikan di Keorganisasian dan tag , , . Tandai permalink.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s